AMAP
de la Goutte d’Eau

REGLEMENT INTERIEUR AMAP DE LA GOUTTE D’EAU

Modifié et adopté en assemblée générale extraordinaire le 18/03/2014

mercredi 16 mai 2007 par Dominique

Préambule Conformément aux statuts de l’Association pour le Maintien d’une Agriculture Paysanne de « la Goutte d’Eau », le présent règlement intérieur a pour but de poser quelques règles présentant le bon fonctionnement de l’Association

1. LE CONSEIL D’ADMINISTRATION ET LE CONSEIL COLLEGIAL

Chaque membre participe activement au bon fonctionnement de l’association.

Le Conseil d’Administration élit en son sein des membres de Conseil Collégial et met en place des commissions.

Le Conseil Collégial a pour mission :

• de veiller au fonctionnement démocratique

• de vérifier que les amapiens sont membres de l’association

• de vérifier que les amapiens adhèrent pour les contrats qui les concernent et dans un engagement militant, à la charte* des AMAP (déposée au J.O du 04.08.2004 par Alliance Provence) et/ou à la CHARTE AMAP du Maine et Loire / GIE les pêcheurs de l’Ile Yeu ( *toutes deux annexées aux statuts)

• d’assurer la coordination entre amapiens et producteurs

• d’assurer l’animation, l’information, les relations, la promotion et le développement de l’association

• d’assurer la gestion comptable et financière

• de fixer le montant de la cotisation à l’association

• de s’acquitter d’une assurance pour les distributions et toutes autres activités dans différents sites.

2. GESTION ET REPARTITION DES TACHES

A/ ROLE DES TUTEURS

Pour chaque producteur, un tuteur voire deux font le lien avec les amapiens. Ces tuteurs ont un rôle de référent auprès du producteur et gèrent les actions suivantes :

• Etablir les contrats avec lui et en lien avec la commission relation avec les producteurs.

• Veiller au respect du contrat lors de la distribution.

• Réaliser le planning des distributions de son producteur.

• Gérer les informations entre le producteur et ses amapiens, entre le producteur et le Conseil d’Administration.

• Assister le producteur lors de la distribution en mettant en place un planning de permanences assurées par les amapiens.

B/ DISTRIBUTION

L’amapien de service le jour de la distribution s’assure de :

• la mise en place des produits avec le producteur

• l’affichage de la composition des paniers

• l’émargement

• la distribution de tout document (lettres, infos diverses, recettes...)

• la restitution éventuelle des emballages réutilisables par les producteurs

• la distribution effective de tous les paniers. Tout panier non récupéré par l’amapien ou quelqu’un qu’il aura désigné, redeviendra la propriété du producteur qui en disposera à sa guise.

• faire remonter les questions, propositions ou bilan au tuteur ou au producteur.

C/ COMMISSIONS

Des commissions sont créées.

Tout adhérent de l’AMAP est incité à prendre part aux commissions.

Les membres des commissions font un travail de réflexion, qui est ensuite soumis à la décision du Conseil d’Administration . Le Conseil Collégial y est représenté par au moins un membre pour faire le lien entre la commission et le Conseil Collégial et le Conseil d’Administration.

Commission règlement intérieur, éthique, juridique :

• Etablir le règlement intérieur et procéder à une veille juridique et éthique

• Déterminer les critères et attentes en terme de choix de nouveaux producteurs.

Commission relations producteurs, contrats :

• Assurer l’accompagnement des nouveaux contrats.

• Harmoniser tous les contrats de l’AMAP

• Discuter et valider avec le producteur les termes du contrat.

• Actualiser « Les incontournables du tuteur »

• Veiller au respect des Chartes par les producteurs.

• Organiser la distribution

• Organiser les permanences de distribution

• Harmoniser le rôle des tuteurs de l’AMAP (= coordonner les tuteurs )

Commission communication, information :

• Mettre en place la communication de l’AMAP en interne et à l’externe.

• Gazette, communication internet, gestion du site, gestion de la bibliothèque, gestion d’abonnements (Age de Faire), réunions d’information, de présentation de l’AMAP

• S’informer des réunions, débats, forums, colloques, fêtes …intéressants pour promouvoir l’association.

Commission festivité, animation :

• Organiser des visites chez les producteurs, des ateliers pédagogiques, des pique-niques... et toute activité conviviale.

• Organiser le repas annuel Tuteurs/producteurs

Commission Interamap, essaimage :

• Participer à des réunions d’information du réseau Interamap49.

• Aider à la création d’autres AMAP.

D/ GESTION COMPTABLE ET FINANCIERE

La gestion est assurée par :

• les trésoriers du Conseil Collégial qui ont pour mission les tâches suivantes :

1. collecter les chèques d’adhésion à l’association pour les verser sur un compte au nom de l’association

2. gérer la trésorerie de l’association : cahier de comptabilité (recettes, dépenses),

3. bilan, budget prévisionnel

4. rendre compte au Conseil d’Administration de l’état des finances

5. émettre un avis sur des activités ayant des répercussions financières ;

• Le tuteur

1. Gère les contrats d’engagement entre les amapiens et le producteur.

2. Collecte les chèques individuels des amapiens intéressés correspondant au contrat d’engagement pour cette production, établis au nom du producteur au début de chaque saison et les remet aux producteurs selon les modalités établies.

E/ ADHESION :

L’adhésion est valable sur une année civile, du 1er janvier au 31 décembre. Son montant libre est au minimum de 10 euros.

Pour tout nouvel adhérent, et uniquement dans ce cas, à partir du mois de septembre de l’année en cours (début des contrats pommes), le montant de l’adhésion est fixé à 5€ et à partir du 15 novembre, l’adhésion de 10€ court pour l’année civile suivante.

Cette adhésion est destinée à couvrir les frais de fonctionnement de l’association.

Elle doit être obligatoirement payée avant la signature du premier contrat et en début d’année civile pour les producteurs.

En cas de partage de paniers, chaque "co-panier" adhère individuellement à l’association.

F/ ENGAGEMENTS DU CONSOMMATEUR EN AMAP

Le paiement :

• L’amapien s’engage financièrement sur une saison complète.

• Il effectue au nom du producteur , un pré-paiement des paniers de légumes ou autres denrées qu’il aura réservés.

• Le paiement est réalisé en une ou plusieurs fois selon les échéances spécifiées sur le contrat de chacun des producteurs.

• En cas de rupture anticipée du contrat toute demande de remboursement des pré-paiements sera soumise à l’appréciation du Conseil Collégial ; la règle générale étant qu’il n’y a pas de remboursement.

• Toutefois un événement grave dans la vie de l’amapien pourra amener le Conseil Collégial à prendre des dispositions particulières.

La contractualisation :

• Les contrats sont signés suffisamment tôt et bien avant la première distribution, ceci pour permettre au producteur de s’organiser. Une date d’échéance est précisée.

• Toute résiliation reste limitée à certaines conditions extrêmes soumises à l’appréciation du bureau/Conseil Collégial.

Les modalités de distribution :

• Les denrées sont enlevées aux dates et heures des distributions prévues.

• Toute livraison non récupérée par l’adhérent ou un remplaçant que ce dernier aurait désigné, sera restituée au producteur qui en disposera à sa guise .

• Lors de période de vacances ou d’absence prolongée, l’adhérent informe le tuteur de la personne qu’il aura désignée pour prendre la livraison.

• Les emballages prêtés sont à rapporter au local de distribution.

• Des permanences à la distribution sont demandées à chacun des adhérents.

G/ ENGAGEMENTS DU PRODUCTEUR EN AMAP

• Le producteur s’engage à respecter les principes généraux de la charte des AMAP.

• L’engagement du producteur, formalisé par la signature d’un contrat avec chacun des amapiens, est pris pour la saison complète.

• L’engagement du producteur est renouvelé chaque année par tacite reconduction, sauf décision contraire motivée par le Conseil d’Administration.

• En cas de problèmes rencontrés, (aléas sur la production, logistique, financier, ou autre...) il en informe ses consommateurs, son tuteur et le Conseil d’Administration.

• Il échange, dans le souci de transparence avec les amapiens, sur ses produits et ses modes de production et prévoit des temps de réflexions et de concertations avec eux (réunions, rencontres, visite de sa ferme).

• Il organise au minimum chaque année, une visite sur son lieu de production .

• Il s’engage à participer à l’Assemblée Générale.

• Le producteur non élu au Conseil d’Administration peut y assister sans voix délibérative.

• Aucune transaction marchande en dehors des contrats établis entre le producteur et l’adhérent, ne doit se faire sur le lieu de distribution.

• Les prix sont fixés et restent stables pour la saison, mais peuvent être révisables à chaque saison au début du nouveau contrat du producteur.

• La possibilité de contrats ponctuels pour des produits saisonniers locaux est envisageable sur décision Conseil Collégial

Toute personne adhérant à l’association s’engage à prendre connaissance de ce règlement intérieur et à le respecter.


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